Смяна на счетоводител – как да сменя счетоводителя си спокойно и без риск за фирмата
Как да сменя счетоводителя си и дали е сложно?
Смяната на счетоводител изглежда като нещо сложно и рисковано, но в практиката това е нормален процес.
Повечето собственици се притесняват от едни и същи неща: – дали няма да има проблем с НАП – дали ще получат всички документи – дали няма да се обърка нещо при прехвърлянето
Когато смяната е организирана правилно, няма нищо сложно. Просто се следва ясен ред.
Кога е време да смените счетоводителя си?
Не е нужно да има голяма грешка, за да потърсите нов счетоводител.
Обикновено проблемът се усеща така: – информацията идва късно – трудно се свързвате със счетоводителя – не знаете какво се случва във фирмата – научавате за проблеми със закъснение – комуникацията е неясна – счетоводството се свежда само до подаване на документи
Това са сигнали, че нещата не вървят добре.
Това важи както при смяна на счетоводител, така и при смяна на счетоводна фирма, когато обслужването не отговаря на нуждите на бизнеса.
Как да сменя счетоводителя си – стъпките
Смяната става по ясен ред. Това е стандартна процедура по смяна на счетоводител, която следва няколко ясни стъпки:
1. Избирате нов счетоводител
Първо намирате нов човек или фирма. Не се прекратява старото обслужване преди това.
2. Организира се предаването
Новият счетоводител обикновено поема комуникацията и иска нужните документи.
От Счетоводно-консултантска къща SLZ имаме опит с приемането на счетоводства и комуникираме активно с колегите, за да може преходът от старото към новото счетоводство да се случи спокойно, бързо и без излишно напрежение за клиента.
3. Предават се документите
Обикновено се предават: – счетоводни документи – декларации – ДДС дневници – ведомости и трудови договори – банкови извлечения – – – салда на клиенти и доставчици
Това е информация на фирмата и трябва да бъде предадена.
В много случаи най-бързият и удобен вариант е да се предаде и базата от счетоводната програма, когато старото и новото счетоводство работят с еднакъв софтуер.
Тази информация, както и всички счетоводни документи и справки, са собственост на фирмата и следва да бъдат предадени при смяна на обслужването.
4. Оттеглят се пълномощните
Ако старият счетоводител е имал достъп до НАП или НОИ, те се оттеглят след предаването.
5. Проверка на старите периоди
Преди да започне новото обслужване се прави кратък преглед.
Търси се: – дали всичко е подадено – дали има грешки – дали има пропуски
6. Започва новото обслужване
След това новият счетоводител поема работата и фирмата продължава нормално.
Какво да проверите преди смяна?
Проверете дали имате договор.
Обикновено има предизвестие от около 1 месец.
Ако няма договор, смяната е по-лесна.
Важно е да няма прекъсване в обслужването.
Може ли старият счетоводител да задържи документите?
Не.
Документите са на фирмата и трябва да бъдат предадени.
Какво става, ако има грешки от преди?
Възможно е да има грешки.
Затова се прави проверка преди новото обслужване, за да се види: – какво е направено – какво липсва – какво трябва да се оправи
Кога е най-добре да смените счетоводител?
Най-често това става в началото на година или след приключен период.
Но ако има проблем в комуникацията, не е нужно да се чака.
Често задавани въпроси:
- Мога ли да сменя счетоводителя си по всяко време?
Да.
2. Колко време отнема смяната?
Обикновено от няколко дни до няколко седмици.
3. Трябва ли аз да говоря със стария счетоводител?
Не винаги – често новият счетоводител поема това.
4. Как да започнете?
Ако обмисляте смяна, първата стъпка е просто разговор и преглед на ситуацията.
Това ще ви даде яснота как точно да продължите спокойно и без риск.